事務局をアウトソーシングする場合 委託先の選定ポイント
事務局をアウトソーシングする場合、どのBPO事業者を選定するか判断に迷うことはありませんか？
新たにＢＰＯ事業者を探すところから始めるとして、「BPO・業務アウトソーシング・業務代行」などのキーワードと絡めて検索すると多数の会社がHITします。数社に提案を頂き、1社に決めるのがセオリーですが、委託先候補となる最初の数社選びも重要です。そこで、BPO事業者である当社が考える選定ポイントをまとめました。
サービスの範囲と専門性
BPO事業者は、それぞれ特徴があり、業務内容によって得手不得手があります。
そこで、提供しているサービスの範囲を確認し、自社が必要とするサービスに一致しているかを見極める必要があります。そこで、まず委託したい業務を細分化し、それぞれについてどのようなサービスを提供しているかを確認します。
特に、業務運営で必要となるシステムや資材などは内製か、外部調達なのかも確認が必要です。業務委託後にトラブルが発生した場合に、内製・外製の違いはリカバリーの要する時間に関わってくる場合もあります。
セキュリティ対策
業務を外部に委託するということは、社内の情報を外部に持ち出すということです。
情報漏洩のリスク管理のために、BPO事業者のセキュリティ対策は重要確認事項になります。ISMS認証やプライバシーマークの認証を取得しているか、セキュリティに関する社員教育はどうなっているか、業務履行場所の入退室管理、カメラ監視など物理的な対策やシステム・ネットワークに対する外部侵入対策などのセキュリティ対策が徹底されているかなどを確認します。
経験と実績
類似業務の受託経験があることは、潜在リスクの回避にもなります。
過去の実績や経験を確認します。「実績が多い・少ない」という判断基準もありますが、今回委託する業務と類似した業務の実績有無と、自社の業界に関連する経験を確認します。業界固有の要求、規制、慣わし、言葉への理解の有無は、解釈の違い・認識のズレを生み、後々業務進行の妨げになる潜在リスクとなります。
コストと価格設定
見積明細には固定費と変動費が混在します。
コストを評価し、予算内で最適なサービスを提供できる会社を選びます。コストは固定価格なのか、処理件数に応じた変動価格なのかも確認すべきポイントです。また業務進行中に仕様変更が起こる可能性がある場合は、変更時に発生する可能のある隠れたコストが無いかも確認することが重要です。
コミュニケーション
進捗や成果などの業務現状をどのように把握できるのか。
進捗や成果など現状を把握するコミュニケーションをどのように取れるのかを確認します。これは、BPOは業務の全てを委託することが多いため、進捗や成果が分かりにくいということを回避する手段の確認となります。また、委託する業務範囲が広いほど、BPO事業者に任せっきりになった場合、自社内にナレッジが蓄積されませんので、BPO事業者がどのような取り組みを行っているのかを自社で共有して、社内でナレッジを有効活用できる仕組みを整えるのも担当者の役割を言えます。
契約条件と柔軟性
契約内容の確認は重要です。
契約条件を詳細に確認し、自社にとって有利な条件であるか、また将来的な変更に対して柔軟に対応できるかどうかを見極めます。「この作業は委託の範疇外です。」とならないよう、業務仕様書の確認も重要です。
これらのポイントを基に、複数のBPO事業者を比較検討し、自社のニーズに最適なパートナーを選定されることをお勧めします。
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