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文書電子化

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文書保管を取り巻く環境

企業で保管している紙媒体の文書・書類について、電子化によるコスト削減が進んでいます。電子化により、今まで保管で生じていた倉庫の維持費や輸送費などのコストの削減はもちろん、オフィスの省スペース化や文書のファイリングや管理の手間の削減など、業務の効率化が期待できます。
また、電子帳簿保存法やe-文書法の施行により、従来、紙媒体での保管が義務付けられていた書類についても、電子化による保存が認められました。保管期限のある帳簿関係書類や日々の業務文書など、法律に基づき運用を行うことにより、紙媒体での保管が不要となり、より一層、電子化が進んでいくことが見込まれています。

文書電子化によるメリット

  • 保管コストの削減

    紙媒体で保管している文書・書類をスキャンデータ化することにより、保管費用や輸送費用の削減が可能です。

  • 省スペース化

    日々の業務で取り扱う紙媒体をスキャンデータ化することにより、オフィスの紙媒体を削減し、ペーパーレス化による業務の効率化が期待できます。

  • ライブラリ化による業務効率向上

    スキャンデータ化の利点を生かし、文書・書類をライブラリ化することで、必要な情報をパソコン上でスムーズに検索できます。

  • BCP(事業継続計画)対策

    自然災害や火災などの非常時の備えとしても、スキャンデータ化は有効です。データ化してクラウド上に保存するなど、事業継続のための手段を講じることが企業価値の維持・向上につながります。

サービス概要

行程図

メリット1:さまざまな文書・書類に対応

個人情報が含まれた機密書類
アンケート用紙・申込用紙・解答用紙・応募はがき・カルテ・学籍簿・名簿など

会計書類・伝票
仕訳帳・貸借対照表・損益計算書などの会計帳簿など・請求書・納品書・見積書・検収書・配送伝票など

会報誌・マニュアル・冊子等
会報誌・マニュアル・仕様書など

図面・資料
青焼図面・手書きパース・竣工図・請負契約書・引継書類・設備取扱説明書など

メリット2:高品質のセキュリティー体制

個人情報・機密情報をお預かりする場合には、運搬時にはセキュリティー便を使用し、作業場所は物理的に管理されたエリアで特定の作業従事者のみで作業を行います。
さまざまな情報を取り扱う企業としての立場から、お客様に信頼頂けるよう、ISO27001(情報セキュリティーマネジメントシステム)、プライバシーマークの認証を取得しております。

メリット3:タイムスタンプサービス

紙媒体での保管が義務付けられていた文書・書類を電子化する際は、法律に基づき運用を行うことにより、紙媒体での保管が不要となります。 運用の一環として、データの存在証明と非改ざん証明を行うため、文書に対して「タイムスタンプ」を付与することが義務付けられている場合があります。
当社では、アマノビジネスソリューションズ株式会社の「タイムスタンプサービス」を利用して、文書電子化業務をワンストップでご提供いたします。

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