文書電子化

文書保管を取り巻く環境

企業で保管している紙媒体の文書・書類について、電子化によるコスト削減が進んでいます。また、2024年1月には電子帳簿保存法が義務化されるなど、帳票保存に関わる法規制が大きく変わろうとしています。
当社では帳票の引取から納品まで万全なセキュリティ体制で運用し、スキャニングの業務効率化を図ります。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。この法律により、紙の帳簿書類をスキャナで読み取って電子データとして保存したり、電子取引データを保管したりすることができる他、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置もあります。

2024年1月から施行される改正電子帳簿保存法では、以下の点が変更になります。

 

選ばれる理由

様々な種類の帳票に対応

個人情報が含まれた機密書類の他、会報誌などの冊子や図面やサイズが大きい資料など、様々な形式に対応しています。保存状態が悪い物でも状態を確認させていただきますので、お気軽にお問合せください。


高品質のセキュリティ体制

ISO27001（情報セキュリティーマネジメントシステム）、プライバシーマークの認証を取得しています。帳票の引取時にはセキュリティ便を使用し、作業場所は物理的に管理されたエリアで特定の作業従事者のみで作業を行います。

引取から納品まで完全サポート

どのような形態で納品するか細かくヒヤリングし、お客様のニーズに応えられるようにサポートします。電子化した帳票は当社で廃棄することもできますので、図べ手お任せください。


出張対応もOK　※オプション

外部への持ち出しが禁止されている機密性が高い帳票に限り、特別に出張サービスを行います。スキャニング等の必要機材はこちら準備しますので、お客様にご用意いただくのは作業場所と帳票のみです。

サービス概要

セキュリティ契約業者から引取後、セキュリティ管理エリア内で厳重に作業します。
納品物も「電子媒体納品のみ」だけではなく、ご希望に合わせてオンデマンド印刷・製本を行います。

[例]対応文書・書類

個人情報が含まれた機密書類
アンケート用紙・申込用紙・解答用紙・応募はがき・カルテ・学籍簿・名簿など

会計書類・伝票
仕訳帳・貸借対照表・損益計算書などの会計帳簿など・請求書・納品書・見積書・検収書・配送伝票など

会報誌・マニュアル・冊子等
会報誌・マニュアル・仕様書など

図面・資料
青焼図面・手書きパース・竣工図・請負契約書・引継書類・設備取扱説明書など

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