入試業務に必要となる受験願書や試験問題・解答用紙、合否通知など、各種印刷物の作成はもちろん、出願センターの代行から、試験当日の会場運営、採点、合否判定処理まで、短期間で正確な処理が求められる入試業務を、当社が長年の資格試験・検定試験の運営で培ったノウハウを基に、トータルでサポートします。
当社の強み
- 受験者の大切な個人情報を取り扱う業務ですので、プライバシーマークなどの国際標準規格を取得した当社の高度なセキュリティー環境のもとで作業を行います。
- 願書や試験問題など各種印刷物は、大小さまざまなロットでの製造に対応しています。
- 大型の印刷機による大量印刷はもちろん、オンデマンド印刷機を活用し、必要なときに必要な数量のみを製造することでコストダウン・短納期の対応も可能です。
業務フロー
1．出願センター代行
当社内に出願センターを開設し、出願内容のチェック・入金確認作業・受験者情報のデータ登録作業を行います。
受験願書や受験案内などの印刷から全国への発送作業、出願に関するお問い合わせに対応するコールセンターの併設も可能です。
- 出願書類(願書や入試要項、返信用封筒など)の印刷へは、大小さまざまなロットでの製造を承っております。
大型の印刷機を用いた大量印刷はもちろん、オンデマンド印刷機を活用し、必要最小限の数量のみを製造することでコストダウン・短納期の対応も可能です。
- インターネット出願システムの設計・運用についても、大手出願サイトとの連携や、大学ごとにオリジナルの出願サイトを設計することで対応しています。
- コールセンターでは、願書への記入方法や、その他受験に関する申込み者からの一般的なお問い合わせに対して、事前に応答マニュアルを作成し、研修を行った当社スタッフがお電話にて対応します。平日だけでなく、土日祝日の対応も可能です。
2．受験番号の発番～受験票の印刷～発送作業
データ化された受験者情報を基に、受験番号の発番から、受験会場・受験教室の割り振りを行います。また、それらの必要事項を掲載した受験票の作成～発送作業も行っております。
- 受験番号の発番や受験会場・受験教室の決定にあたっては、大学ごとにオーダーで設計したシステムを介して行いますので、正確且つ迅速な処理を可能としています。
- 受験票を郵送される場合には、圧着ハガキを使用することで個人情報を保護します。また、専用の圧着機による高品質・短納期での発送作業が可能です。
3．試験資材の作成～梱包～発送作業
試験問題・解答用紙をはじめ、会場運営で使用する受験者名簿やポスターなどの各種試験資材を作成します。作成した資材は、効率よく運営できるよう、教室ごとに仕分け・梱包した上で発送いたします。
- 試験問題・解答用紙の印刷は、大小さまざまなロットでの製造に対応しています。大型の印刷機を用いた大量印刷はもちろん、オンデマンド印刷機の活用により、必要最小限の数量のみを作成することでコストダウン・短納期での対応も承っております。
- 「試験問題」などの重要印刷物については、印刷作業時にお客様が立ち会うことも可能です。
- 個人情報を含む資材や試験問題などの重要品の搬送にあたっては、セキュリティの確保されたチャーター便による、万全の体制での搬送作業を行います。
4．会場運営
試験監督官や案内員などの必要人員を手配し、試験当日の会場運営を行います。
- 事前に大学との間で、試験運営マニュアルを作成し試験当日の細かな段取りや危機管理などを徹底します。
- 運営マニュアルを基に、事前研修を行ったスタッフが運営業務を担当します。また、当社社員が各スタッフを統括する責任者として会場本部へ常駐することで、万全の体制を整えます。
5．試験資材の回収～採点処理～合否判定処理
試験当日に使用したすべての資材を回収し、当社現場にて出欠席者の確認と、解答用紙の読取り作業を行います。その後、ご支給いただく正解値データを基に採点・合否判定処理を行います。
- 採点処理・合否判定処理は、大学ごとにオーダーで設計したシステムを介して行いますので、誤りの無い正確且つ迅速な処理が可能です。
- 読み取り作業を大学様で行う場合、読み取り後のデータをご支給いただくことで、当社にて合否判定処理のみを行うことも可能です。
- 記述回答の採点にあたっては、解答用紙をスキャニングし、大学採点者様へWebを経由して閲覧・採点いただくWeb採点システムのご用意も可能です。
6．合否通知印刷・発送
合否結果を出力した合否通知書を受験者宛に発送いたします。
- オンデマンド印刷機や大型メーリングマシンの活用により、宛先ごとに異なる印刷物を作成・封入する作業も可能ですので、合格者へ対して入学手続き書類や入学金の振込依頼書などを同封して発送することも可能です。