大学・専門学校の願書受付を外部委託！書類チェック・不備解消のBPO活用術

大学・専門学校の入試担当者にとって、年末から年度末にかけては一年の中でも特に業務量が増える時期です。

近年は、多くの大学・専門学校でWEB出願システムが導入され、志願者自身がインターネットから出願情報を登録できるようになりました。

しかし、「WEB出願になったから、願書受付業務も効率化できた」とは限りません。

WEB上で登録された志願情報と、郵送される調査書などの志願書類を照合し、不備を確認し、必要に応じて志願者へ連絡するなど、入試担当者には依然として多くの業務が発生します。

さらに、一般入試では共通テスト前後を中心に短期間で大量の志願書類が届くため、一定期間だけ数名から十数名規模の作業者が必要になるケースもあります。

そこで検討したいのが、願書受付業務の外部委託・BPOです。

本記事では、大学・専門学校の入試担当者向けに、願書受付で発生する具体的な業務や不備対応、繁忙期の課題、外部委託を成功させるためのポイントについて解説します。

WEB出願の導入によって、志願者はパソコンやスマートフォンから出願情報を登録できるようになりました。

一般的には、メールアドレスを基準にマイページを作成し、顔写真データ、個人情報、在籍学校情報などを登録します。その後、志望する学部・学科や入試区分を選択し、受験料を決済します。

決済が完了すると、マイページ上で郵送が必要な書類を確認し、志願票や宛名用紙をダウンロード・印刷して、調査書などの必要な志願書類とともに郵送します。

つまり、現在の入試では、「WEB上の出願情報」と「郵送される紙の志願書類」の両方を正しく管理する必要があります。

一般入試では、高等学校から厳封された調査書や、外部英語試験のスコア証明書などの提出を求めるケースがあります。

また、共通テストの成績を利用する入試区分では、成績請求票が必要になる場合もあります。

AO・推薦入試などでは、調査書に加えて推薦書や小論文などの提出が必要になる場合があります。

このようにWEB出願システムを導入しても、紙の志願書類を受け付け、確認し、管理する業務は残ります。

願書受付で特に重要なのが、WEB出願システムに登録された情報と、郵送された志願書類の内容を照合する作業です。

氏名、住所、生年月日などの個人情報に不一致がないかを確認するとともに、調査書や証明書類の発行年月日、押印の有無、必要書類の提出状況なども確認します。

場合によっては、評定平均値や科目ごとの評点、外部英語試験のスコアなどをデータ化することもあります。

書類の不足や登録情報との不一致が見つかった場合は、志願者へ電話やメールで連絡し、追加提出や情報訂正を依頼します。特に電話による不備対応では、志願者が学生であることから、授業中などで電話がつながらないケースもあります。

何度連絡したのか、いつ連絡したのか、どのような不備があったのかなど、対応履歴を残しながら、できるだけ早く不備を解消する必要があります。

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願書受付というと、「届いた書類を確認する仕事」と思われがちですが、実際にはデータ処理、書類の受領・開封、書類審査、不備対応、確定データ作成など、多くの工程があります。

まず、WEB出願システムから志願データをダウンロードし、作業現場の業務システムへ取り込みます。その後、郵送された志願書類とデータを照合しながら、必要な情報を確認・登録していきます。

郵便局に届いた志願書類を引き取り、到着通数を確認します。通数確認後、志願書類の封筒を開封し、志願票、調査書、証明書類などの内容物を取り出します。調査書については、厳封の状態を確認したうえで開封し、発行年月日や押印の有無など、定められた基準に従って確認します。

志願票に登録された個人情報と、調査書などに記載された情報が一致しているかを確認します。必要に応じて、評定平均値、科目ごとの評点、外部英語試験のスコアなどをデータ化します。

必要な書類が不足している場合や、WEB出願情報と提出書類の内容が一致しない場合には、不備として対応します。

電話やメールで志願者へ連絡し、追加書類の提出や情報の訂正を依頼します。

不備が解消されたら、その内容を業務システムへ反映し、再度チェックを行います。

不備が解消され、審査が完了した志願者について確定データを作成します。作業日ごとに確定したデータを大学・専門学校に納品する場合もあれば、志願期間終了後に一括して納品する場合もあります。

受験番号を発番して確定データに含める場合や、そのデータを利用して受験票を作成する場合もあります。

願書受付では、書類審査だけでなく、調査書などのスキャニング、顔写真データの目視チェック、受領した志願書類のファイリング・保管などの付帯業務が発生することもあります。また、業務終了後の書類納品まで含めて、適切な管理が求められます。

願書受付業務の大きな特徴は、年間を通して一定量の業務が発生するのではなく、特定の時期に業務量が集中することです。

一般入試では年末頃から志願書類の受付が始まり、特に共通テストの週前後には、多くの志願書類が届きます。そのため、短期間に大量の封筒を開封し、書類を確認し、データ入力を行う必要があります。

B日程・C日程・後期日程などが設定されている場合は、2月から3月にかけても志願書類が届きます。入試制度によっては複数の出願期間が設定されるため、入試担当者は長期間にわたって願書受付業務に対応することになります。

願書受付の特徴は、一定期間だけ大量の作業者が必要になることです。通常時には必要のない人数を繁忙期だけ確保することは、大学・専門学校にとって大きな負担となります。

職員だけで対応しようとすると、入試担当者が本来行うべき業務に手が回らなくなり、残業時間の増加や他業務への影響につながる可能性があります。

願書受付では、さまざまな不備が発生します。

特に重要なのは、不備を見つけることだけでなく、内容を正しく判断し、志願者への連絡から不備解消、業務システムへの反映まで一連の流れで処理することです。

WEB出願システムに登録された住所と、調査書などの提出書類に記載された住所が完全に一致しないケースがあります。軽微な表記の違いなのか、確認が必要な不一致なのかを、定められた審査基準に沿って判断する必要があります。

調査書、成績証明書、卒業証明書、成績請求票など、入試区分や志願者の状況によって必要な書類は異なります。既卒者などの場合には、追加で卒業証明書や成績証明書などが必要になるケースもあります。

調査書や各種証明書について、発行年月日などが定められた条件を満たしているか確認する必要があります。

特定の学部・学科において、高等学校での必須履修科目などが出願条件となっている場合があります。そのため、単純な書類の有無だけではなく、出願資格を確認する業務も発生します。

同一志願者から複数の志願書類が届くケースなど、通常の処理フローだけでは判断しにくい事例が発生する場合もあります。また、出願締切後に郵送された書類、外国籍の志願者、外国の学校からの志願など、さまざまな例外・イレギュラー対応が必要になることもあります。

願書受付を外部委託する最大のメリットは、単純に作業者を増やせることだけではありません。入試担当者が本来行うべき業務に集中できる環境をつくりながら、繁忙期の業務を安定して運用できることにあります。

願書の開封、書類チェック、データ入力、不備対応などを外部委託することで、入試担当者の作業負担を軽減できます。その結果、入試制度の検討や入試全体の運営など、本来注力すべき業務に時間を使いやすくなります。

願書受付の繁忙期だけ外部の作業者を活用することで、年間を通して人員を抱えることなく、必要な期間に必要な作業体制を構築できます。

願書受付では、作業者ごとに判断が変わってしまうことが大きなリスクになります。審査基準、チェック項目、処理手順などをマニュアルやチェックリストとして明確にすることで、業務品質の安定化につながります。

データ入力や書類チェックだけでなく、志願者への電話・メール連絡、不備解消後のデータ修正まで一連の業務として委託することで、大学側の負担をさらに軽減できます。

願書受付を外部委託する場合、単に「人手を提供してくれる会社」を選ぶだけでは十分ではありません。調査書などの重要な個人情報を扱い、入試制度に沿って正確に処理する必要があるため、業務への理解と実績が重要です。

まず確認したいのが、大学・専門学校の願書受付や入試関連業務の実績です。願書受付では、通常のデータ入力とは異なり、入試制度や提出書類、審査基準、不備対応などを理解する必要があります。実績のある事業者であれば、過去の経験をもとに、想定される不備やイレギュラーにも対応しやすくなります。

WEB出願データの取得から、書類受領、開封、審査、データ入力、不備対応、確定データ作成まで、願書受付全体の業務フローを理解していることが重要です。一部分だけではなく、前後の工程まで理解している事業者であれば、業務全体を考えた運用設計が可能になります。

データ入力だけではなく、書類チェックや不備対応まで委託できるかを確認しましょう。特に不備対応では、志願者への連絡履歴を残し、大学側と情報共有しながら迅速に不備を解消する体制が重要です。

調査書などには志願者の重要な個人情報が含まれます。そのため、入退室管理、監視カメラによる作業環境の管理、私物やスマートフォンの持ち込み制限、作業者への教育など、情報セキュリティに配慮した体制を確認する必要があります。

大学の入試制度は、毎年少しずつ変更されることがあります。それに伴って、業務システムにも仕様変更が発生する場合があります。そのため、作業者を提供するだけでなく、業務システムやデータ処理まで理解している事業者であることが、安定した運用につながります。

願書受付を正確に運用するには、日々の進捗管理も重要です。

大量の志願書類を扱うため、志願者ごとに、

• 審査待ち
• 審査中
• 不備あり
• 不備対応中
• 審査完了
• 確定済み

などのステータスを明確に管理することが重要です。

願書受付では、毎日多くの志願書類が届きます。そのため、「何通届いたのか」「何通処理したのか」「何通が不備なのか」を正確に管理し、原則としてその日の業務終了時には通数の整合性を確認することが重要です。

不備が発生した場合は、何が不備だったのか、いつ電話したのか、メールを送ったのか、志願者からどのような回答があったのかなど、対応履歴を残しておく必要があります。これにより大学側との情報共有や後日の確認も容易になります。

「このケースは不備なのか」「この程度の表記違いは問題なのか」といった判断基準が曖昧だと、作業者によって判断がぶれてしまいます。そのため、事前に大学側と審査基準を整理し、マニュアルやチェックリストとして標準化することが重要です。

マニュアルに記載されていないケースが発生した場合は、大学担当者へ確認し、その判断内容を記録として残しておくことが重要です。一度判断した内容を記録しておけば、類似するケースが発生した際の判断基準としても活用できます。また、日々の処理状況や不備件数などを大学担当者へ報告し、問題が発生した場合には速やかに共有することも、安定した運用には欠かせません。

願書受付は、単純なデータ入力作業ではありません。WEB出願データの取り込み、郵送書類の受領・開封、調査書などの書類チェック、データ入力、不備対応、例外処理、確定データ作成など、多くの工程を正確に連携させる必要があります。

さらに、大学・専門学校の入試制度は毎年少しずつ変更されることがあり、それに伴って業務システムにも仕様変更が発生する場合があります。

だからこそ、願書受付を外部委託する場合には、単に「作業者を確保できる会社」ではなく、「入試業務そのものを理解している会社」を選ぶことが重要です。

日本通信紙では、大学・専門学校の願書受付業務を受託しており、これまでに約15校の願書受付業務を支援した実績があります。

WEB出願データの取り込みから、志願書類の受領・開封、書類チェック、データ入力、不備対応、確定データの作成など、貴校の業務フローに合わせたBPOをご提案します。

作業を行う場所は入退室管理システム、監視カメラ完備の自社生産拠点です（24時間365日警備）。志願者の個人情報を万全な体制で管理します。

また、入試制度や業務システムの変更など、毎年発生する運用変更についても、業務内容を理解した上で対応することが重要だと考えています。

入試担当の皆さまが、本来注力すべき入試運営や学生募集などの業務に集中できるよう、願書受付業務の外部委託という選択肢をご検討ください。

• 繁忙期の人員を確保したい
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