企業が業務を運営するうえで、印刷・封入封緘・発送といった事務作業は避けて通れないプロセスです。しかし、これらの業務は時間やコストがかかるうえ、ミスのリスクも伴います。
そこで注目されているのが、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を活用した効率化の取り組みです。本記事では、印刷・封入封緘・発送業務にBPOを導入するメリットをはじめ、委託時に押さえておきたいポイントについても分かりやすく解説します。業務効率化をお考えの方は、ぜひご参考ください。

BPOとは？

BPO（Business Process Outsourcing）とは、企業の業務プロセスの一部を外部の専門業者に委託することを指します。印刷・封入封緘・発送といった業務をBPO事業者に委託することで、企業はコア業務に集中できるようになり、業務全体の効率化を図ることができます。

印刷・封入封緘・発送を委託するメリット

 
請求書などの帳票類については電子化が進んでいるものの、法的・取引上の理由から、依然として郵送が必要なケースも多く残っています。
このように、一部の業務が社内にとどまっている状態では、業務プロセス全体の効率化は「道半ば」と言えるでしょう。
だからこそ、残存業務の見直しや外部委託の活用を通じて、業務全体をさらに最適化していくことが求められています。

1.業務負担の軽減
社内で印刷や封入封緘・発送を行うには、人手や機器、スペースが必要です。これらの業務をBPO事業者に委託することで、社内リソースをより重要な業務に集中させることができます。

2.コスト削減
印刷機の導入やメンテナンス、人件費など、自社対応には大きなコストがかかります。BPOを活用すれば、必要な分だけ作成・委託できるため、コストを抑えることができます。
ロット数に応じて印刷方式を変えることで、コストと品質のバランスを最適化する手法もあります。たとえば、大ロットの場合はオフセット印刷、小ロットではオンデマンド印刷を使い分けるケースです。こうした方式を採用し、ニーズに応じて対応しているBPO事業者もあります。

3.短納期対応が可能
大量の印刷・発送業務が発生した場合、社内だけで対応するのは難しいケースもあります。こうしたニーズに対応するため、BPO事業者の多くは高速プリンターや大型の封入封緘機を導入し、短期間での大量処理を可能にしています。
さらに、複数拠点にBPOセンターを構えることで、業務量やスケジュールに応じた柔軟な対応ができる体制を整えている企業もあります。

4.多様なニーズに応える封入封緘サービス
官庁や全国自治体などからの印刷・発送業務では、特定の仕様に基づいた封入作業が求められることがあります。こうした業務では、手作業と機械封入を柔軟に使い分けることが重要です。
例えば、世帯ごとに異なる文書を封入する「名寄せ封入」や、同一発送物に異なる書類を組み合わせる必要がある場合など、複雑な封入パターンが発生します。
そのため、BPO事業者の中には、文書の順序や組み合わせを自動で管理・チェックできる体制を整え、正確かつ効率的な処理を可能にしているところもあります。

5.安心・確実な品質チェック体制
印刷・封入封緘・発送業務では、個人情報を含む重要な書類を正確に処理する必要があるため、品質管理の体制が非常に重要です。
たとえば、封入する文書に事前に管理番号を付与し、それを機械で読み取ってシステム上で照合する方法や、封入封緘後に1通ずつ厚みや重量をチェックする工程を設けることで、ミスや封入漏れの防止につながります。
こうしたチェック体制が整っているBPO事業者を選ぶことで、安心して業務を委託することができます。

BPO事業を委託する際の注意点

1. 業務範囲と契約内容の明確化
BPO事業を成功させるためには、委託する業務範囲や納期、品質基準を事前に明確に定めることが重要です。契約時には、これらの条件をしっかり確認しましょう。

2.セキュリティ対策の確認
顧客情報や機密データを扱う場合、情報漏洩のリスクを防ぐために、委託先のセキュリティ対策をしっかりと確認しましょう。
たとえば、ISO27001などの情報セキュリティに関する外部認証を取得しているかといった観点で確認すると効果的です。

3.実績と評判の確認
委託先の選定にあたっては、過去の実績や他社の評判を確認することが重要です。

まとめ

印刷・封入封緘・発送のBPOを活用することで、「業務の効率化」「コスト削減」「品質向上」といったメリットが期待できます。適切なBPO業者を選び、上手に活用することで、企業の競争力を高めることが可能です。
当社のサービスを活用いただければ、業務を一気通貫で効率的にサポートできるため、お客様の業務運営をよりスムーズに進めることができます。
印刷・封入封緘・発送のアウトソーシングをご検討の際は、どうぞお気軽にご相談ください。